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A folha de pagamento faz parte da relação dos documentos mais importantes de uma empresa. Além de uma ferramenta que contabiliza todos os valores devidos ao funcionário, a folha de pagamento é também uma garantia de que os proventos serão pagos corretamente e em dia.
Se trata de um documento complexo, porém, existem técnicas que podem otimizar o processo e tornar essa tarefa mais prática.
Falaremos um pouco sobre essas técnicas nesse artigo. Confira!
Por que você deve otimizar a folha de pagamento da sua empresa?
Quanto mais precisas estiverem as informações e mais fácil e rápido for o processo de gerar a folha de pagamento, mais tempo o Departamento Pessoal terá para se dedicar a outras ações dentro da empresa e maior será a produtividade da equipe.
Além disso, poder contar com a ajuda da tecnologia para otimizar a folha de pagamento traz muito mais confiabilidade nas informações, pois evita possíveis falhas que ocorreriam caso o trabalho fosse feito manualmente.
A seguir, apresentaremos 5 dicas de como otimizar o processo de folha de pagamento da sua empresa. Continue a leitura!
1. Controle a jornada de trabalho
Uma forma prática e eficiente de calcular as horas trabalhadas de cada funcionário é através do controle de ponto, se ele for eletrônico ou digital, melhor será, pois evita fraudes na marcação e agiliza os cálculos.
Por meio do espelho de ponto, é possível saber quantas horas foram trabalhadas diariamente, bem como os atrasos, faltas, saídas para almoço e horas extras.
Dessa forma a tarefa de programar os pagamentos se torna muito mais objetiva e segura.
2. Automatize os pagamentos
A tecnologia beneficia nossas rotinas de uma forma geral e, dentro de uma organização em que as demandas são constantes não seria diferente.
Existem soluções tecnológicas que permitem que todos os pagamentos de uma empresa sejam realizados automaticamente.
Os salários e comissões por exemplo, podem ser feitos via débito em conta, entre outras despesas que possam ter datas para pagamento agendadas.
Esse processo além de evitar atraso nos pagamentos, traz mais comodidade, organização, controle, agilidade e efetividade.
3. Realize backups periódicos dos documentos
Sabemos que todo colaborador tem uma ficha com todos aqueles dados cadastrados: pessoais, salário, cargo, função, data de admissão, atestados médicos, espelho de ponto, promoção e etc., e sabemos também que cada vez mais a tecnologia está presente no armazenamento dessas informações.
Não se usa mais tanto papel para registrar esse tipo de informação de cada funcionário como antigamente, tudo hoje em dia é feito digitalmente, o que facilita tanto em questões de espaço para armazenar, quanto para consultas de informações mais antigas, por exemplo.
E para isso, atualmente existem muitos softwares de gestão confiáveis que permitem registro e consulta desses históricos com muita facilidade e rapidez.
Mas vale lembrar que para ter todos esses dados arquivados com segurança, é imprescindível que ocorra periodicamente o backup de todos esses documentos. Dessa forma, nenhuma informação corre o risco de ser perdida.
4. Implemente um sistema online para folha de pagamento
Opte por implantar um sistema simples de usar, que seja seguro e que utilize armazenamento em nuvem. Ou seja, aquele que não precisa de instalação, de atualizações frequentes e que não ocupe grande espaço no seu servidor ou banco de dados.
Além disso, escolha um que permita acesso de qualquer computador ou dispositivo móvel, com as aplicações disponíveis na web, você poderá acessar de onde estiver.
Sistemas online são altamente recomendáveis, eles reduzem custos, otimizam tempo e aumentam a produtividade do setor, pois realizam todas as funções do Departamento Pessoal de forma automatizada, o que reduz a probabilidade de erros e retrabalhos.
5. Capacite seus profissionais
Capacitar periodicamente sua equipe é muito válido e importante, pois é dessa forma que os colaboradores estarão preparados para manusear os sistemas no qual serão gerenciadas as folhas de pagamento, entre outros processos do setor de DP.
As mudanças na tecnologia são frequentes e estão sempre surgindo soluções ainda mais práticas para otimizar tarefas rotineiras, por isso o conhecimento de cada um deve acompanhar toda essa evolução visando a inteligência de negócio.
Analise seus dados
Com toda essa otimização da folha de pagamento da sua empresa, você além de poupar tempo, ganha em organização e também adquire uma base completa de informações sobre seus funcionários. Essa base proporcionará muito mais facilidade para que você analise seus dados e tome decisões mais adequadas sobre tudo que for relacionado a eles, é como ter um histórico sobre cada situação.
A gestão poderá ter informações como:
- Comissões: quanto foi pago em cada mês e a partir de quando;
- Aumento de salário: quando ocorreu e de quanto foi;
- Promoções: se houve e a partir de qual mês;
- Ajustes de plano de saúde: de quantos porcento e a partir de qual mês;
- Histórico salarial e muitas outras informações.
Tendo fácil acesso a informações como estas, fica muito mais prático gerenciar uma equipe e não deixar que nenhum direito do funcionário deixe de ser devidamente pago.
Otimize a folha de pagamento da sua empresa, minimize a carga de trabalho destinado a essa tarefa e tenha processos muito mais confiáveis.
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