Como funciona o BI e como implementá-lo na sua empresa?

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Conhecer a empresa como a palma da mão é o dever de um gestor. Gerir uma empresa sem saber como anda seu desempenho é um risco e tanto e pode lhe trazer danos irreparáveis.

Para que sua empresa não corra o risco de quebrar ou passar por situações de prejuízos financeiros por problemas na gestão, entenda como o BI pode ajudar a organizar seus dados e extrair somente o que for útil, gerando insights e elevando sua gestão.

A seguir, você verá como funciona o processo de BI, suas etapas e como ele pode ajudar sua empresa.

Como funciona o BI?

O processo de BI ocorre em algumas etapas que são fundamentais para chegar no resultado esperado – os insights necessários para embasar as tomadas de decisão de forma estratégica.

Veja como funciona cada etapa a seguir.

Primeiramente ocorre a coleta e organização dos dados. São retirados do banco de dados, organizados, tratados e unificados em um ambiente apropriado, como por exemplo, o Data Warehouse;

A etapa seguinte é a visualização e análise dos dados prontos. Essa exibição pode ocorrer por meio de relatórios, gráficos, dashboards e indicadores de gestão;

Após a análise, pode ser feito então o diagnóstico da situação da empresa, seus pontos positivos e aqueles que precisam de melhorias;

Baseado nesse diagnóstico os gestores têm conhecimento suficiente para tomar decisões adequadas para cada situação, assim como construir estratégias e planos de ação;

Para finalizar, ocorre o monitoramento. Essa é a etapa em que o gestor tem a possibilidade de acompanhar e monitorar a evolução de todos os processos e ações que estão sendo executadas, por meio dos relatórios e indicadores de gestão implantados na solução de BI escolhida.

Como implementar uma solução de BI

Tem se tornado cada vez mais comum as empresas implementarem soluções de Business Intelligence, sejam elas de grande, médio ou pequeno porte. Isso porque as empresas estão notando que ter um direcionamento mais efetivo para tomar decisões importantes é a forma mais inteligente e segura de evitar crises e prejuízos financeiros por conta de equívocos ou achismos.

Mas para que a solução dê retorno positivo e apresente uma boa performance, é preciso se atentar para algumas etapas que envolvem sua implantação. Seguindo requisitos básicos, contudo importantes, você evita erros e garante o sucesso no funcionamento.

Confira abaixo quais são eles:

Definição dos objetivos para a utilização do BI

Na etapa inicial deve ser feito um levantamento completo das necessidades da organização. Isto é, mapear todos objetivos que envolvem a necessidade da implantação de uma solução de BI.

As informações que vão conter nesse mapeamento geralmente são dadas pelos gestores e diretores, eles saberão dizer quais áreas deverão ser priorizadas, quais são os gargalos existentes, quais são as visões de cada área para o acompanhamento dos números, metas e objetivos e quais são suas expectativas com a implantação do BI. Isso facilitará o desenvolvimento de ações para corrigir os problemas.

Definição das fontes de dados a serem usadas

Etapa na qual são definidas as fontes de dados que serão utilizadas na construção da solução de BI. É fundamental saber o local de origem dos dados que alimentarão o Data Warehouse e com isso garantir a qualidade deles. Eles podem vir de planilhas de Excel, banco de dados, rede, arquivos texto e vários outros. Esse processo facilitará a análise dos dados posteriormente.

Escolha da solução de BI

Nesta etapa será escolhida a solução a ser utilizada. Na relação dos possíveis fornecedores, deve ser verificado com atenção a experiência que cada um tem com BI e se prestam suporte e consultoria.

Saber a opinião de empresas que já são ou foram seus clientes é muito válido e importante, pois assim é possível captar o nível de satisfação com o serviço prestado. Uma escolha errada pode trazer transtornos futuros para a empresa, por isso a solução deve ser a mais aderente possível para que os usuários consigam utilizá-la sem grandes dificuldades. Critérios como esses são muito importantes de levar em conta no momento da escolha.

Construção da solução

Esta pode ser considerada a parte mais minuciosa do processo, pois é nesse momento que ocorre a modelagem, extração, transformação, qualidade e carga dos dados.

Para que seja construída e implementada corretamente uma solução de BI para sua empresa, você vai precisar definir previamente e com detalhes, os relatórios e indicadores que serão monitorados, por exemplo:

– O que será medido;

– Qual setor vai demandar quais medidas;

– De onde serão coletados os dados para tratamento;

– Definir o nível de permissão de cada usuário;

Verifique também se o setor de TI precisará ser acionado (seja ele terceirizado ou próprio) e se será preciso contratar ou licenciar o software adequado.

Com base nesses aspectos, poderá ser construída uma solução de Business Intelligence apropriada para a sua empresa.

Disponibilização da solução e capacitação dos usuários

Por fim, com a solução implementada é chegada a hora de disponibilizá-la e treinar as equipes para uma melhor utilização e aproveitamento. Trata-se de uma etapa na qual é entregue ao usuário final todo um planejamento e trabalho executados.

Nesta etapa, além de entregar a solução, deverá ser feito um trabalho de capacitação e envolvimento dos usuários – geralmente analistas e gestores. A solução é apresentada de forma que todos entendam seu uso corretamente.

Esse treinamento deve garantir que os usuários compreendam o papel não só da solução, mas também o seu como usuário da solução. A partir desse novo conhecimento, os funcionários poderão produzir relatórios com informações mais precisas, que contribuirão diretamente para tomadas de decisão mais rápidas e assertivas, evitando falhas e antecipando tendências de mercado.

É possível perceber que se trata de um grande processo e que implantar uma solução de Business Intelligence em uma organização não é complexo, porém é aconselhável seguir todas as etapas fundamentais para ter um bom funcionamento e assim evitar problemas futuros.

A solução tem sido tão bem aceita que se torna cada vez mais real sua presença dentro das empresas.

Ficou alguma dúvida sobre como funciona ou como implantar na sua empresa?

Fale com um de nossos consultores! Será um prazer te ajudar!

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