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Todos nós sabemos que a busca pela excelência na gestão é algo constante em qualquer tipo de organização e nas instituições de ensino não seria diferente. Entretanto, definir o caminho para criar formas de gerir uma instituição de ensino não é uma tarefa simples.
Diante de um mercado altamente competitivo é fundamental definir onde deseja chegar (meta) e o que deve ser feito para atingir os objetivos traçados (estratégia). Para que você não corra o risco de errar o caminho para chegar ao seu destino (objetivo), é preciso desenhar uma boa estratégia, com todos os passos necessários para chegar até lá.
Definindo a estratégia adequada
O primeiro passo é definir onde queremos chegar. Aumentar o número de alunos matriculados em 20%? Diminuir a taxa de evasão em 35%? Aumentar a receita em 42%? Diminuir os custos em 15%? Com os objetivos definidos, conseguimos identificar de forma clara onde queremos chegar.
O segundo passo é detalhar as tarefas, através de um plano de ação, para entender o que deve ser feito para alcançar os objetivos traçados. Listar todas as tarefas, definindo datas e responsáveis para cada uma delas é fundamental para que elas sejam executadas e monitoradas da forma correta.
O terceiro passo é a criação de relatórios e indicadores de gestão para acompanhar o execução das metas. É importante ter ferramentas adequadas para identificar o que pode estar comprometendo o alcance das metas estabelecidas.
Implementando relatórios e indicadores de gestão
Os relatórios e indicadores de gestão devem ser claros e objetivos. Não se esqueça de que relatórios e indicadores demais podem acabar lhe trazendo problemas, afinal, o objetivo é tomar decisões rapidamente.
Com as principais metas identificadas, é hora de colocar a mão na massa e partir para o desenvolvimento dos relatórios e indicadores de gestão. O ideal é ter ao menos um indicador para acompanhar cada meta e não muito mais que isso.
É importante também acompanhar o andamento das tarefas responsáveis pelo alcance das metas. Isto pode ser feito através de detalhamentos do relatório ou indicador desenvolvido (recurso de drill down). Ou seja, o indicador responsável pelo acompanhamento da meta de receita está em 78%. Ao clicar neste número, um detalhamento é aberto com todas as informações que compõem aquele número.
Compartilhe com os envolvidos
Uma outra ação muito importante para este processo é o compartilhamento dos relatórios e indicadores com os envolvidos no alcance das metas. Toda a equipe precisa estar atenta e devidamente alinhada para que nada saia do planejado. Para isto, estabeleça um processo para compartilhamento destas informações, como por exemplo, o envio dos relatórios e indicadores de gestão aos responsáveis às 9h de todas as segundas-feiras.
Um outro tipo de compartilhamento que promove o engajamento da equipe no alcance das metas é a disponibilização dos relatórios e indicadores em televisões ou monitores em locais estratégicos da empresa.
Ao compartilhar as metas e os seus resultados com a equipe responsável, todos saberão o que falta para atingi-las e os resultados que já foram alcançados. Afinal, só ganha o jogo quem acompanha o placar!
