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A velha máxima de que tempo é dinheiro é frequentemente levada ao mundo dos negócios. Afinal, ninguém quer gastar tempo demais com tarefas que não trazem um retorno financeiro considerável, não é mesmo? A produtividade da sua equipe deve estar focada no que de fato é produtivo, e não em tarefas que podem ser automatizadas para trazer mais agilidade e produtividade ao seu negócio. E é aí entra o Business Intelligence!
O uso de planilhas de Excel para manipular dados e apresentar indicadores de gestão é muito comum nas empresas que ainda não adotaram alguma ferramenta de Business Intelligence. Apesar de o Excel ser uma ferramenta bastante poderosa, com inúmeros recursos e funcionalidades, o seu uso para esse fim não é adequado, por vários motivos.
Se a sua empresa trabalha dessa forma, você precisa pensar em estratégias que possam automatizar esse processo. Para entender melhor, ilustramos o seguinte exemplo:
1 – Um funcionário da minha equipe trabalha em média dois dias por mês na manipulação, preparação e formatação de um determinado indicador de gestão;
2 – Considerando que esse funcionário trabalha oito horas por dia (8h/dia), em um mês ele dedica 16 horas de trabalho nesta tarefa;
3 – Se calcularmos a quantidade de horas gastas por ano, esse número é ainda maior: 192 horas (12 meses x 16 horas). Considerando a carga horária mensal desse funcionário, ele dedica em média um pouco mais de um mês de trabalho nessa tarefa;
4 – Para entender o custo dessa tarefa, considere que você está gastando um mês de salário desse funcionário, ao ano, para que ele manipule e crie o mesmo indicador de gestão;
Se tempo de fato é dinheiro, você pode estar perdendo um bom recurso financeiro por não usar ferramentas adequadas para esse tipo de tarefa.
As ferramentas de Business Intelligence automatizam o processo de coleta, manipulação e disponibilização das informações para a tomada de decisão. Um dos vários benefícios do uso dessas ferramentas é fazer com que as tomadas de decisão sejam mais confiáveis, ágeis e assertivas.
Mas, quando você não automatiza esses processos, os tomadores de decisão das organizações continuam em um processo lento e pouco assertivo, o que pode prejudicar muito a gestão, com alguns pontos que veremos a seguir:
Perda de produtividade
Por se tratar de um trabalho manual, quando utiliza-se planilhas, o processo de preparação e correção dos dados e formatação dos indicadores é bastante lento, fazendo com que o profissional responsável por essa tarefa, perca horas e horas de trabalho em algo que poderia ser automatizado, melhorando a sua produtividade.
Erros manuais
A manipulação manual dos dados é um fator crítico para a consistência e integridade das informações. É muito comum ocorrer falhas durante a preparação dos dados, o que pode afetar a qualidade das informações apresentadas nos indicadores de gestão.
Lentidão nos processos
A atualização dos indicadores prejudica a tomada de decisão devido a lentidão na disponibilização das informações aos tomadores de decisão. Com o uso das soluções de BI, esse processo se torna muito mais rápido e como consequência, agiliza a tomada de decisões importantes.
Insegurança com os dados
A distribuição das planilhas aos tomadores de decisão através de e-mail ou até mesmo diretórios da rede compartilhados trazem vulnerabilidade ao processo. Usuários não autorizados podem acabar acessando estes arquivos e consequentemente visualizar informações estratégicas que ele não deve ter acesso.
Acesso descentralizado
Relatórios, indicadores e dashboards são publicados e disponibilizados aos usuários em diversos locais (e-mails, intranets, diretórios da rede e etc). Este cenário dificulta bastante a localização das informações utilizadas pelos usuários e gestores de uma organização.
Quando utiliza-se uma ferramenta de BI, todos os relatórios, indicadores e dashboards são publicados e disponibilizado aos usuários em um único local, facilitando elaboração de estratégias, prevendo situações com mais rapidez e, consequentemente, tornando a gestão muito mais eficiente.
Tenha em mente quanto tempo a sua equipe gasta em tarefas que poderiam ser automatizadas por soluções de Business Intelligence e tenha de forma clara o retorno sobre o investimento (ROI) que essa ferramenta pode trazer ao seu negócio. Com a automatização deste tipo de tarefa, sua equipe conseguirá dar mais foco e consequentemente ser mais produtiva, nas tarefas que devem fazer parte do seu dia-a-dia.
Viu como automatizar alguns processos usando BI pode ter ROI positivo em sua empresa? E mais do que isso, traz mais produtividade para o seu time. Se tiver alguma dúvida ou quiser colaborar com a sua opinião, escreva abaixo nos comentários.
