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Você possui um sistema de gestão que realiza o controle dos processos da sua instituição de ensino. Diariamente, muitas informações são cadastradas nesse sistema, como por exemplo, informações relacionadas às matrículas dos alunos, notas, faltas e toda a parte financeira, bem como os títulos financeiros pagos, vencidos e a vencer. Mas o uso desses dados estão ajudando a sua gestão, ou levando a sua instituição ao fracasso?
Com todas as informações devidamente cadastradas, você e sua equipe são capazes de identificar e analisar se o número de matrículas efetivadas neste ano é maior ou menor que o ano anterior, ou então como anda o número de faltas de um determinado curso ou de uma matéria específica. Conseguem ainda, saber se a média geral das notas de um curso, disciplina ou período está dentro da meta estabelecida pela sua instituição.
Ter um controle das finanças também é muito importante, pois as mensalidades correspondem a principal fonte de receita de uma instituição. Com essas informações armazenadas no seu sistema de gestão, você tem condições de identificar o volume total das suas receitas, o valor que está em aberto e até mesmo o valor total dos títulos que se encontram vencidos.
Que o cadastro de todas essas informações no seu sistema de gestão é essencial, não temos a menor dúvida. Porém, é aí que os seus dados podem estar te levando ao fracasso!
De nada adianta ter todo esse mundo de dados e informações se você não conseguir transformá-los em inteligência para o seu negócio. Focar em análises que não estão alinhadas com os objetivos da sua instituição de ensino fará com que você perca tempo com tarefas que não trarão eficiência aos seus resultados. Por isso, além de obter esses dados, também é importante saber analisá-los de maneira mais eficiente.
Lembre-se: você precisa analisar apenas o que de fato é relevante para o seu negócio. Para isso, algumas dicas podem ajudar na definição de análises importantes para sua instituição de ensino:
1- Defina as metas da sua instituição de ensino
Identifique as principais metas junto aos seus departamentos e defina o que de fato é importante para o seu negócio. Não se esqueça de que metas demais podem acabar prejudicando a sua gestão. Foque apenas nas metas que estão relacionadas à eficiência dos resultados da sua instituição de ensino.
2 – Planeje os indicadores de cada meta
Para cada meta deve-se ter ao menos um indicador e não muito mais que isso. Muitos indicadores para uma única meta podem prejudicar o acompanhamento do resultado da meta em questão.
3 – Busque a solução de Business Intelligence adequada
Faça uma pesquisa para encontrar a solução de Business Intelligence que melhor se adere às necessidades da sua gestão. É importante ressaltar que uma boa ferramenta de BI é aquela que se adéqua às suas necessidades e não a ferramenta mais cara do mercado.
4 – Implemente seus Indicadores
Com as metas, indicadores e ferramenta de Business Intelligence bem definidas, chegou a hora de implementar tudo isto. É o momento de colocar a ferramenta de BI para funcionar e partir para o desenvolvimento dos seus indicadores.
5 – Disponibilize para toda a sua gestão
Pronto! Com todos os seus indicadores desenvolvidos, validados e em produção, é o momento de disponibilizá-los a todos os seus gestores para que as metas sejam devidamente acompanhadas.
Não deixe que seus dados te levem ao fracasso. Utilize-os corretamente e faça com que eles sejam o grande aliado a sua gestão. Aproveitando, que tal otimizar sua estratégia de retenção de alunos? Leia nosso artigo Business Intelligence: Quatro formas de usá-lo para aumentar a retenção de alunos.
